چکیده
مقاله حاضر, مقاله تهیه شده از طرح پژوهشی بررسی مبانی نظری و شیوه‌های کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم فی ما بین معاونت توسعه مدیریت, منابع و امور مجلس وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشکی و گروه کارشناسان ایران (به عنوان مجری طرح) میباشد.
این طرح در چهار مرحله به شرح زیر به اجرا درآمده است:
مرحله اول ـ بررسی مبانی نظری
مرحله دوم ـ بررسی وضعیت موجود
مرحله سوم- طراحی الگوی مفهومی
مرحله چهارم- ارائه الگوی اجرایی
روش پژوهش مطالعه حاضر عمدتاً از طریق (1) مطالعات کتابخانه‌ای و بررسی مستندات مکتوب و الکترونیکی در کتابخانه‌های مهم دانشگاهی و سازمانهای ذیربط (نظیر سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی و مرکز آموزش مدیریت دولتی) و نیز شبکه اطلاع رسانی بین المللی (اینترنت)، و (2) انجام مطالعه میدانی به شیوه پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده انجام شده است.
براساس یافته‌های حاصل از بررسی وضعیت موجود، تجارب کشورهای خارجی، بررسی مبانی نظری، تجربیات مجری طرح و همچنین نقطه‌نظرهای کارسناسی گروه طرح، که مشروح آنها در گزارش طرح ارائه شده است، دو الگوی اصلی برای کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی (الگوی مفهومی، الگوی اجرایی) طراحی شد. همچنین مکانیزم‌های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی‌گری (شامل هفت مکانیزم اصلی)، و طرحی برای گذار از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در زمینه کاهش تصدی‌گری (با ذکر فعالیت‌های اصلی، پیش‌نیازها، مسیرهای اصلی، وضعیت پایلوت‌ها، و وضعیت تیپ‌های دانشگاهی در ارتباط با طرح حاضر) تدوین گردید در نهایت کلیه الگوهای فوق بعد از طراحی اولیه از طریق تکنیک دلفی مورد آزمون قرار گرفت و پس از انجام اطلاح‌های لازم، الگوهای نهایی تدوین و ارائه گردید.
مقدمه
تشریح مرزهای سازمان یکی از ابعاد اصلی نظریه اقتصادی سازمان از هنگام مطرح شدن نظریه سازمان توسط «کاوز» در سال (1937) بوده است. در حالی که اکثر تحقیقات موجود، بر یکپارچگی عمودی تمرکز یافته‌اند، گام معکوس، یعنی تفکیک عمودی یا برون‌سپاری، پدیده‌ای فراگیر در دنیای صنعتی در سالهای اخیر بوده است (بولر و هاکاپ، 2003 ، ص 2).
موضوع کاهش تصدی‌گری یکی از زمینه‌های نسبتاً جدید اصلاح و بهسازی در مقوله کوچک کردن حجم دولت و وزارتخانه‌ها در سطح کلان، و مقوله تجدید ساختار و بهبود فرایندها در سطح خرد مؤسسه‌ها و سازمان‌ها میباشد.
بیان مسئله
طرح کاهش تصدی‌گری و کوچک سازی سازمانی و بویژه خدمات پشتیبانی دانشگاه‌ها در ایران چندان مسبوق به سابقه نیست. ولی انجام تغییرات عمده در سازمان‌ها از جمله کوچک سازی ، مهندسی مجدد و اصلاح ساختار امروزه امری عادی تلقی می شود و بدین لحاظ مدیریت تحول یکی از مهارت‌های راهبری برای همه مدیران در دنیای امروز به شمار می رود .
اقتصاد رقابتی مراقبت‌های بهداشتی درمانی و نیز پیچیدگی و ضرورت ارائه خدمات کیفی در واحدهای خدماتی سازمانهای بهداشتی درمانی و دانشگاه‌های علوم پزشکی، این واحدها را ناچار به استفاده از رویکردها و ابزارهای نوین مدیریتی و سازمانی کرده است که از آن جمله می‌توان به مواردی نظیر ISO 9000 TQM , ، مهندسی مجدد، و .... اشاره کرد.
در این میان یکی از مؤثرترین این ابزارها که می تواند به عنوان استراتژی بهسازی در دانشگاه‌ها مدنظر قرار گیرد ، مقوله تجدید ساختار و سازمان و به ویژه کوچک سازی و کاهش تصدی‌گری است.
این طرح پژوهشی نیز در راستای بررسی عمیق‌تر و دقیق‌تر موضوع کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی و امکان اجرای آن در سطح کشور ارائه شده است و امید می‌رود با انجام آن و در گام بعد اجرای عملی طرح، بتوان پاسخ مناسبی به مشکلات مرتبط با موضوع پروژه داده شود. در واقع یکی مهمترین دلایل انجام مطالعه شاید این حقیقت باشد که اجرای پروژه‌های کوچک‌سازی و واگذاری خدمات به بیرون، در سازمان‌ها به دلایل مختلف نظیر عدم تحلیل وضعیت، فقدان الگو و برنامه های مناسب اجرایی و .... با مشکل مواجه می شود ، و لذا سعی گردید با تمهیداتی که در این طرح در نظر گرفته شده بتوان درصد موفقیت این گونه اقدام‌ها را در آینده در کشور بالا برد و بدین ترتیب به آنچه که هدف اصلی از اجرای چنین اقداماتی است، دست یافت .
اهداف
1- هدف کلی
هدف کلی از این طرح عبارت است از بررسی شیوه‌ها و مبانی نظری کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی
2- اهداف ویژه
(1) بررسی مبانی نظری و سابقه تاریخی کاهش تصدی‌گری با تأکید بر خدمات پشتیبانی دانشگاهی
(2) تحلیل وضعیت تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در چند دانشگاه منتخب علوم پزشکی کشور
(3) مقایسه پروژه‌ها ، اقدام‌ها و نتایج کاهش تصدی‌گری در چند کشور منتخب در جهان
(4) ارائه الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی
(5) ارائه الگوی اجرایی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی
(6) انجام طرح ریزی لازم به منظور رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب از نظر کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی
(7) تعیین مکانیزم‌های کنترلی لازم برای برقراری و حفظ استانداردهای مورد نیاز در زمینه خدمات پشتیبانی واگذار شده در دانشگاه‌های علوم پزشکی
سئوالات/ فرضیات
1- سئوالات پژوهش
(1) ضرورت کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی چیست؟
(2) شاخص‌های عملکردی کاهش تصدی‌گری کدامند؟
(3) الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی چه می تواند باشد ؟
(4) الگوی اجرایی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی چگونه باید باشد ؟
(5) برای رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در مقوله کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی چه طرحی لازم است ؟
(6) مکانیزم‌های کنترلی لازم برای برقراری و حفظ استانداردهای مربوطه در زمینه خدمات پشتیبانی واگذار شده در دانشگاه‌های علوم پزشکی چه می باشد ؟
2- فرضیات پژوهش
(1) کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی موجب بهبود کیفیت این خدمات و افزایش رضایت خدمت‌گیرندگان می‌گردد.
(2) کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی منجر به افزایش کارایی این خدمات و کاهش هزینه‌ها می‌شود.
(3) کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی امکان استانداردسازی این خدمات و در نتیجه کنترل بهتر را فراهم می‌آورد.
روش پژوهش
1- نوع پژوهش
پژوهش حاضر از نوع تطبیقی ـ توصیفی, مقطعی و کاربردی است.
2- محیط پژوهش
محیط انجام این پژوهش معاونت‌های پشتیبانی حوزه ستادی دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور ایران است. در مورد کشورهای خارجی منتخب نیز محیط پژوهش براساس ساختار سازمانی در دسترس دانشگاه‌های انتخاب شده در سطح ستادی تعیین شده است.
3- جامعه پژوهش
جامعه پژوهش شامل کلیه خدمات پشتیبانی در چارچوب شرح وظایف مصوب در حوزه‌های ستادی معاونت پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی منتخب کشور ایران است.
جامعه پژوهش در دانشگاه‌های منتخب کشورهای خارجی نیز شامل خدمات پشتیبانی حوزه‌های ستادی این کشورها است که اطلاعات آنان قابل دسترسی باشد.
4- نمونه پژوهش
در پژوهش حاضر به منظور به منظور دستیابی به اطلاعات کامل در دو مرحله نمونه‌گیری انجام گرفت. در مرحله اول کلیه دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور به عنوان نمونه پژوهش بررسی و اطلاعات لازم درباره موضوع طرح از طریق مکاتبه کسب شد. از مجموع بیش از چهل دانشگاه و دانشکده علوم پزشکی کشور، در کل (26) دانشگاه علوم پزشکی با ارسال پاسخ به پرسشنامه‌ها، در طرح حاضر شرکت کردند.
در مرحله دوم (مطالعات میدانی), با توجه به محدودیت منابع مالی و زمان اجرای طرح و نیز تنوع خدمات پشتیبانی و ستادی در دانشگاه‌های مختلف کشور ایران, نمونه‌گیری از نوع طبقه بندی انتخاب شده و طبقات متناسب با تقسیم بندی دانشگاه‌ها در تیپ یک، دو، سه و مستقل میباشد. مبنای این طبقات, تقسیم بندی وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشکی است. در نتیجه در این قسمت چهار دانشگاه علوم پزشکی انتخاب گردیدند.
از بین کشورهای خارجی نیز کشور امریکا و انگلیس در زمره کشورهای توسعه یافته که سابقه انجام فعالیت‌های واگذاری را داشته‌اند و از بین کشورهای در حال توسعه، کشورهای سنگاپور و مالزی انتخاب شدند. همچنین از هر یک از کشورهای مذکور تعداد حداقل چهار دانشگاه به عنوان نمونه پژوهش مورد بررسی قرار گرفتند.
5- روش و ابزار گردآوری داده‌ها
جمع‌آوری داده‌های این پژوهش از طریق انجام مطالعات کتابخانه‌ای و میدانی بود. در مطالعات کتابخانه‌ای, اطلاعات لازم از مواردی از قبیل کتاب‌ها, مجلات, مقاله‌ها و پایگاه‌های اطلاعاتی از جمله اینترنت گردآوری شد. به منظور انجام مطالعات میدانی نیز در دو مرحله پرسشنامه تدوین شد. پرسشنامه مرحله اول حاوی سئوالات کلی‌تر بوده و از طریق مکاتبه با دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور, اطلاعات جمع‌آوری گردید. به منظور افزایش ضریب اطمینان صحت اطلاعات و نیز کسب اطلاعات بیشتر و انجام مطالعه عمیق‌تر، بازدید میدانی از چهار دانشگاه علوم پزشکی منتخب صورت گرفت.
همچنین براساس مطالعات تطبیقی انجام یافته در کشورهای منتخب, مبانی نظری پژوهش و نظرات کارشناسی تیم پروژه و کارفرمای محترم, الگوی پیشنهادی طراحی و از طریق تکنیک دلفی در سه مرحله مورد آزمون قرار گرفت.
6- روش تجزیه و تحلیل داده‌ها
داده‌های جمع آوری شده با استفاده از نرم افزارهای آماری SPSS و Excel و نرم افزارهای گرافیکی کامپیوتری و نیز بهره‌گیری از آمارهای توصیفی به شکل نمودارها و جداول توزیع درصد فراوانی تحلیل شد.
تعریف واژه‌ها
• واگذاری خدمات به بیرون (واگذاری)/ برون‌سپاری/ کاهش تصدی‌گری
- تعریف نظری:
(1) برون سپاری از ترکیب دو واژه «Outside» و «Resourcing» تشکیل شده و به طور کلی به کالاها و خدمات ارائه شده توسط سازمانهای بیرونی اشاره دارد (منگن، 2001، ص 2).
(2) ترتیباتی که در آن یک واحد دولتی با یک ارائه‌دهنده بیرونی خدمت برای یک دوره مستمر، برای ارائه خدمات مشخصی که هزینه آن توسط واحد پرداخت می‌شود، قرارداد می‌بندد.» (واحد کارایی دولت هنگ‌کنگ، 2003، ص 51)
- تعریف عملی:
واگذاری اداره خدمات یا بخشی از خدمات پشتیبانی یک مؤسسه دولتی به پیمانکار بخش خصوصی با اعمال کنترل‌های مناسب ساختاری و اداری توسط سازمان واگذار کننده
خلاصه تحلیل یافته‌ها
درباره وضعیت واگذاری و کاهش تصدی‌گری در دانشگاه‌های علوم پزشکی مورد بررسی، موارد زیر حائز اهمیت میباشد:
(1) وضعیت عمومی دانشگاه‌ها از دیدگاه کاهش تصدی‌گری
در این ارتباط باید گفت که دانشگاه‌های علوم پزشکی که عمدتا پس از تصویب قانون تشکیل وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و با ادغام سازمانهای بهداشت و درمان منطقه‌ای و تفکیک بخش آموزش پزشکی از وزارت علوم شکل گرفتند با چهار مسئولیت عمده ارائه آموزش، انجام پژوهش، خدمات و اعمال حاکمیت دولت، وظایف اجرایی و تصدی‌گری را هم تحت پوشش قرار داده است که در زمان خود و به دلیل شرایط خاص کشور در سه دهه اخیر نظیر جنگ، بازسازی، فقدان زیربناهای کافی و ... شاید توجیه‌پذیر و منطقی جلوه می‌کرد.
با تغییر شرایط داخلی و خارجی کشور از حالت مذکور به وضعی متفاوت از گذشته، افزایش انتظارات توده‌های مردم، محدودیت منابع دولتی، بهره‌وری پایین بخش عمومی و ...در سالهای اخیر به تدریج تاثیرات خود را بر کشور نشان داد و سیاست‌گذاران و مسئولان ارشد را واداشت در جهت بهبود وضعیت موجود کشور به ویژه در بخش دولتی به اندیشه نشسته و سیاست‌ها و اقدام‌هایی را در ابعاد مختلف درنظر گیرند. از جمله این سیاست‌ها و برنامه‌ها، زمینه افزایش مشارکت مردمی در انجام امور کشور و اعتقاد به این باور بوده است که دولت هیچ‌گاه در هیچ کشوری نتوانسته بنگاه‌دار خوبی باشد. اثرات این سیاست‌ها و رویکردها در بخش‌های مختلف اقتصادی – اجتماعی کشور پدیدار شد و بخش بهداشت و درمان و آموزش پزشکی نیز در این وادی گام برداشت. در این زمینه با بررسی‌های انجام شده در سطح دانشگاه‌های علوم پزشکی باید گفت که خوشبختانه رویکرد پایین، افزایش هزینه‌ها، افت کیفیت و ... مواجه بوده‌اند، مثبت میباشد. این دیدگاه مثبت به ویژه در بین مدیران ارشد دانشگاه ها را می‌تواند پشتوانه اولیه خوبی برای بهبود وضعیت واگذاری‌ها دانست.
(2) وضعیت کلی و اهداف واگذاری خدمات
مجموع بررسی‌های انجام شده حاکی از آن است که واگذاری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی نسبت به خدمات اصلی آنها نظیر خدمات بهداشتی درمانی بیشتر صورت گرفته و از قدمت بیشتری برخوردار بوده است. دلیل این موضوع نیز عمدتا وجود ضوابط قانونی جدی‌تر و قدیمی‌تر برای واگذاری خدمات پشتیبانی در دستگاه‌های اجرایی از یک طرف، و نیاز شدید دانشگاه‌های علوم پزشکی در این خصوص بوده است. بررسی زمینه‌های واگذاری خدمات نیز ضمن تایید مطلب فوق، حکایت از واگذاری بیشتر به ترتیب خدمات پشتیبان عمومی، خدمات تخصصی پشتیبانی و خدمات تخصصی سایر معاونت‌ها دارد. دلایل این موضوع علاوه بر موارد مذکور، اولا - ناشی از سادگی نسبی خدمات عمومی (نظیر نقلیه، نظافت ، نگهداری از فضای سبز)، در مقایسه با خدمات تخصصی پشتیبانی (نظیر حسابداری و خدمات بهداشتی درمانی) و ثانیا – وجود پیمانکارانی است که قادرند اینگونه خدمات را ارائه دهند. واگذاری خدمات، بیشتر در سطح اجرایی در مقایسه با سطح استراتژیک آن، عمدتا به دلیل حفظ جنبه‌های کلان و حاکمیتی خدمت بوده است. در این زمینه لازم است، امکان‌سنجی واگذاری کل خدمت نیز به ویژه برای خدمات پشتیبانی توسط دانشگاه‌ها انجام شود تا در صورت مساعد بودن شرایط درونی و محیطی، مدیریت کل یک خدمت(نظیر مدیریت IT) نیز بتواند واگذار شود. مطالعات انجام شده حاکی از منافع بالقوه واگذاری کل یک خدمت در مقایسه با واگذاری جنبه‌هایی خاص از آن است. در زمینه دلایل واگذاری خدمات در دانشگاه‌های علوم پزشکی باید گفت به جز الزامات قانونی، که اصولا یک عامل بیرونی محسوب می‌شود، سه عامل کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و جبران کمبود منابع انسانی مهمترین دلایل گرایش دانشگاه‌ها به استفاده از خدمات پیمانکاری است. به نظر می‌رسد که محدودیت‌های بودجه‌ای و استخدامی و همچنین وضعیت نامناسب خدمات از بعد کیفی دانشگاه‌ها را در مسیر واگذاری‌ها قرار داده باشد. البته در این زمینه نباید فراموش کرد که کاهش تصدی‌گری و واگذاری، فقط یکی از استراتژی‌ها، بهسازی در سازمان است که در صورت استفاده صحیح و در جای خود می‌تواند منافع خود را آشکار سازد.
(3) وضعیت کلی پیمانکاران
بررسی وضعیت پیمانکاران دانشگاه‌های علوم پزشکی در پژوهش حاضر، نشان‌دهنده ضرورت تغییر نگرش اساسی نسبت به این گروه ذی‌نفع در امر واگذاری‌ها است. جایگاه پیمانکار در رویکرد جدید بسیار فراتر از دیدگاه سنتی بوده و وی را به عنوان همکار و شریک دانشگاه علوم پزشکی مطرح می‌سازد. این دیدگاه مستلزم ایجاد منافع مشترک و درازمدت بین پیمانکاران و دانشگاه‌ها می‌باشدکه متاسفانه در شرایط موجود و در اکثر موارد شاهد بروز تضادها و برخوردهایی در این زمینه هستیم. بررسی گروه محققین نشان می‌دهد که علیرغم عملکرد نامناسب پیمانکاران در برخی زمینه‌ها، عملکرد آنها در موارد متعددی نیز با موفقیت همراه بوده است. در این زمینه باید به استفاده بیشتر از همه ظرفیت‌های موجود و بسترسازی اقدام نمود و آنگاه با تمرکز بر انتخاب پیمانکاران واجد شرایط با شیوه‌های علمی و کارآمد، زمینه بار برای بهره‌گیری از خدمات کیفی آنها فراهم نمود. شرایط محیطی اقتصادی – اجتماعی و منطقه‌ای بر وضعیت پیمانکاران و عملکرد آنها تاثیر چشمگیری دارد. در این زمینه گروه محققین طرح به تفاوت‌های آشکاری برخورد که لازم است در ارائه طرح‌های بهبود وضعیت پیمانکاران مدنظر قرار گیرد. از طرف دیگر به نظر می‌رسد نحوه تشکیل شرکت‌های پیمانکاری ضمن آنکه دارای گزینه‌های مختلفی در وضعیت موجود است، با چالش‌هایی نیز به ویژه از طرف کارکنان دانشگاه‌ها و حتی پیمانکاران روبرو میباشد. از یک طرف کارکنان تمایل چندانی به قطع رابطه استخدامی و تعهد امور خود با دانشگاه ندارند و از طرف دیگر در مواردی که به دلیل احساس عدم امنیت شغلی شرکت‌های پیمانکاری از کارکنان بازنشسته یا بازخرید دانشگاه ایجاد شده، شاهد بروز تعارضات آنها با سایر پیمانکاران در پاره‌ای موارد هستیم. اصلاح این وضعیت نیاز به بنیانگذاری اصولی نظیر ایجاد رقابت آزاد، شفاف‌سازی و گردش آزاد اطلاعات در واگذاری‌ها دارد که قطعا بدون مشارکت فعال دانشگاه‌ها، تغییر نگرش‌ها و زمینه‌سازی‌های فرهنگی و قانونی تحقق آن میسر نمی‌باشد.
(4) برنامه‌ریزی واگذاری
گروه محققین طرح در قریب به اتفاق موارد به شواهد و مدارکی که دال بر هدف‌گذاری، تعیین خط‌مشی و برنامه‌ریزی کلان دانشگاه‌ها در زمینه واگذاری خدمات خود باشد، برخورد ننمود. باید دانست که مقوله واگذاری جزء موضوع‌های استراتژیک هر سازمانی بوده و نباید آن را صرف عقد قرارداد با چند پیمانکار برای ارائه خدمت آن‌هم در کوتاه مدت تلقی کرد. در این زمینه شاید مهمترین دلیل، عدم کلان‌نگری دانشگاه‌ها، فقدان برنامه‌ریزی‌های روزمره باشد. نقش مدیریت ارشد دانشگاه در این خصوص می‌تواند بسیار حساس و راهگشا باشد.
(5) سازماندهی واگذاری و روش‌های اجرایی
در مجموع باید گفت، سازماندهی واگذاری و روش‌های اجرایی واگذاری کار به پیمانکاران نیازمند بازنگری است. ضرورت این بازنگری به دلیل وجود مشکلاتی است که عملا واگذاری‌ها را به ویژه برای واگذاری خدمات جدید دچار اختلال کرده است. اصولا روش‌های اجرایی واگذاری یا وجود ندارد و یا در غالب موارد به صورت تعریف شده موجود نیستند، یا بسیار پدیده زمان‌بر و هزینه‌زا هستند. مسئولیت واحدهای مختلف در زمینه واگذاری به‌طور شفاف و دقیق مشخص نیست و در پاره‌ای موارد دوباره کاری و تداخل مشاهده می‌شود. مهمترین دلیل این امر فقدان یکپارچگی در دانشگاه در زمینه واگذاری، سلیقگی عمل کردن آنها و عدم بهره‌گیری از ابزارهای نوین سازمانی نظیر فن‌آوری اطلاعات میباشد.
(6) شیوه‌های کنترلی
فقدان برنامه‌ریزی‌های کلان و سازماندهی اجرایی نامناسب واگذاری‌ها موجب گردید تا کنترل کار نیز عملا بسیار دشوار و پیچیده گردد. ابزارهای کنترلی واگذاری اصولا یا وجود ندارد و یا در اکثر موارد به صورت سنتی (نظیر بازرسی، بررسی موردی، بازدید صرف و ...) تعریف شده‌اند که در شرایط موجود به هیچ وجه پاسخگوی نیازها و انتظارات نمی‌باشد.
البته نباید فراموش کرد که این امر شاید به این دلیل باشد که اصولا مقوله کنترل‌های داخلی به نحو کارا و اثر‌بخش در سازمانهای دانشگاه های علوم پزشکی دارای ساختار نامناسبی است و همین امر لاجرم اثر خود را بر واگذاری‌ها نیز خواهد داشت. طراحی و اجرای ساز و کارهای کنترلی نامناسب برای واگذاری‌ها از عوامل حیاتی موفقیت این امر محسوب می‌شود.
(7) نتایج واگذاری
بررسی نتایج واگذاری خدمات در دانشگاه‌های علوم پزشکی در مجموع حاکی از تاثیر مثبت و زیاد واگذاری در زمینه‌های بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها و استاندارد سازی خدمات است. متاسفانه در این زمینه به دلیل فقدان ساز و کارهای اندازه‌گیری عینی نتایج واگذاری تنها ملاک را می‌توان بر قضاوت‌های انجام شده از طرف دانشگاه‌ها قرار داد. با این حال باید گفت که واگذاری‌های انجام شده، علیرغم همه مشکلاتی که شرح مبسوط آنها رفت و در پاره‌ای موارد نتایج ناخوشایندی که به ویژه از دیدگاه کارکنان و بر آنها داشته است، مسلما نتایج مثبتی را به ارمغان آورده است که می‌تواند به عنوان نقطه شروعی برای ایجاد بهبود وضعیت موجود تلقی گردد.
(8) برنامه‌های آتی و سایر برنامه‌ها
بر اساس بررسی‌های انجام شده، روند کلی و جهت‌گیری آتی دانشگاه‌های علوم پزشکی به سمت واگذاری بیشتر فعالیت‌های خود به بیرون میباشد. این امر تقویت‌کننده رویکرد کلی دولت در سطح کلان در زمینه کوچک‌سازی و کاهش تصدی‌گری است که باید آن را امری مثبت و فرصتی مغتنم برای بهره‌برداری مطلوب از طرح حاضر تلقی نمود. سیاست‌های کلان دولت و الزامات قانونی، کمبودها و محدودیت‌های موجود و جمع‌بندی مثبت وضعیت موجود خدمات پیمانکاری در اکثر موارد، شاید به عنوان مهمترین دلایل این سوگیری باشد.
از نظر نوع خدمات واگذاری باید گفت، حرکت‌ها عمدتا از سمت خدمات عمومی پشتیبانی به سوی خدمات تخصصی پشتیبانی و خدمات تخصصی سایر معاونت‌ها و واحدها است. مهمترین دلایل این روند را می‌توان سهولت نسبی واگذار، خدمات عمومی‌تر، قابلیت پیمانکاران موجود، شرایط محیطی و منطقه‌ای و پشتوانه‌های قانونی و حقوقی محکم‌تر در این زمینه میباشد. توجه به موارد مذکور در واگذاری خدمات جدید باید مدنظر قرار گیرد.
در زمینه بهره‌گیری از سایر برنامه‌های بهبود و عملکرد نیز باید گفت که اتخاذ شیوه‌های نوین مدیریتی همگام با کاهش تصدی‌گری ضرورت دارند. این برنامه‌ها در اکثر موارد فاقد کفایت و جامعیت لازم است و از طرف دیگر، اجرای آنها می‌تواند منافع حاصل از کاهش تصدی‌گری را مضاعف سازد.
به عنوان نمونه نتایج حاصل از مهندسی مجدد فرایندها می‌تواند حاکی از آن باشد که فرایندهای در دانشگاه وجود دارند که توسط پیمانکار بسیار کارامدتر به انجام می‌رسند یا تحقق آنها با منابع موجود داخلی میسر نمی‌باشند. مثال دیگر در این زمینه استفاده از برنامه‌ریزی استراتژیک در دانشگاه‌ها است که ضمن آن رسالت، اهداف جایگاه و وظایف اصلی یک دانشگاه به‌طور شفاف مشخص می‌شود و در آن مثلا می‌توان ضمن تحلیل وضعیتی مشخص نمود که دانشگاه باید ضمن تمرکز بر شایستگی‌های اصلی خود، خدمات فرعی و غیر کلیدی خود را واگذار نماید.
بحث و نتیجه‌گیری
با توجه به کلیه موارد فوق‌الذکر، سیاست‌ها، قوانین و برنامه‌های دولت، همچنین یافته‌های ارائه شده در قسمت‌های مبانی نظری و مطالعات طرح حاضر، توجه به موارد زیر در زمینه کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی ضروری به نظر می‌رسد:
(1) کاهش تصدی‌گری در دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور تجربه‌ای نسبتاً جدید محسوب می‌شود، هر چند که در این زمینه تفاوت‌های آشکاری در بین دانشگاه‌ها مشاهده می‌گردد.
(2) ضرورت در نظر گرفتن این موارد، همچنین تفاوت در ساختار سازمانی و میزان پیشرفته بودن دانشگاه‌های علوم پزشکی از نظر بهره‌گیری از سیستمهای مدیریتی و سازمانی و به طور کلی میزان آمادگی‌های درونی و محیطی در نحوه اجرای الگوی کاهش تصدی‌گری باید مد نظر قرار گیرد.
(3) جهت‌گیری کلی در کاهش تصدی‌گری حرکت از سمت واگذاری خدمات غیر اصلی و پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی به سمت خدمات اصلی باید باشد.
(4) لزوم وجود ساز و کارهای رسمی، قانونی و مدیریتی جهت اجرای صحیح کاهش تصدی‌گری با کمک ساختارهای نیمه رسمی در مراحل اولیه ضرورت دارد. این ساختارها، پرکننده شکاف‌های موجود ساختار رسمی دانشگاه‌ها در زمینه کاهش تصدی‌گری است که مشکلاتی را به وجود آورده است.
(5) بهره‌گیری از معیارهای خاص برای واگذاری یا عدم واگذاری خدمات در اعمال تصمیم‌گیری‌ها با استفاده از تحلیل وضعیت موجود باید مورد توجه قرار گیرد. در حال حاضر این معیارها اکثرا به صورت ذهنی، سلیقه‌ای، غیر شفاف، غیر علمی و نامستند هستند.
(6) وجود ناهماهنگی، انجام دوباره کاری، نداشتن چهارچوب‌های کاری اعم از سطح کلان و اجرایی در شرایط موجود واگذاری در دانشگاه‌ها حاکی از آن است که سیاست‌ها و برنامه‌های کلان و اجرایی کاهش تصدی‌گری در سطح وزارت بهداشت و دانشگاه‌های علوم پزشکی باید یکپارچه شده و هماهنگ گردند.
(7) قراردادهای واگذاری نقش بسیار مهمی در ساماندهی کاهش تصدی‌گری در دانشگاه‌های علوم پزشکی دارند. بررسی‌ها حاکی از وجود نواقص جدی در این زمینه اعم از طراحی، اجرا و بازنگری قراردادها میباشد.
(8) توجه به مقوله انتخاب پیمانکاران، ارزیابی و بهبود آنها و به طور کلی مدیریت پیمانکاران با توجه به مشکلات موجود در این زمینه باید مد نظر قرار گیرد. اقدام‌های قابل توجه در این زمینه نه تنها شامل شناسایی و ساماندهی پیمانکاران موجود در قالب شبکه‌های تخصصی، انتخاب پیمانکاران واجد شرایط و ارزیابی و نظارت بر عملکرد آنها است، بلکه در رویکردی نوین به این مقوله، پیمانکاران در جایگاه شرکا و همکاران دانشگاه علوم پزشکی قرار گرفته و بهبود مداوم عملکرد آنها مدنظر قرار می‌گیرد.
(9) استفاده از ساز و کارهای مناسب انگیزشی در سطح وزارت، دانشگاه‌های علوم پزشکی، در سطح کارکنان، در سطح پیمانکاران به عنوان یکی از مکانیزم‌های مهم اجرایی در مقوله کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی ضروری میباشد. عدم انگیزش کافی واحدها می‌تواند یکی از دلایل مهم عدم رغبت دانشگاه به کاهش تصدی‌گری در وضعیت موجود باشد.
(10) طراحی مکانیزم‌های کنترلی به منظور انطباق با استانداردها و الزامات و بهبود وضعیت موجود خدمات واگذار شده باید مورد توجه قرار گیرد. فقدان مکانیزم‌های کنترلی کافی و عدم تناسب آنها، عدم شفافیت کافی معیارها، مشخص نبودن مسئولیت‌ها، در نظر نگرفتن ارتباط بین مکانیزم‌ها، و نامستند بودن روش‌های کنترلی در اکثر موارد باعث گردیده کاهش تصدی‌گری در شرایط موجود از اهداف مورد نظر دولت، وزارت و دانشگاه‌های علوم پزشکی فاصله گیرد.
(11) مدیریت کارکنان در هنگام واگذاری‌ها نقشی تعیین‌کننده در موفقیت کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی دارد. بروز مقاومت سازمانی، احساس عدم امنیت شغلی، ایجاد نارضایتی و حتی بروز برخی درگیری‌های شغلی در خدمات واگذار شده از جانب کارکنان دانشگاه‌های علوم پزشکی بررسی شده حاکی از لزوم توجه خاص در این زمینه میباشد.
(12) برقراری ارتباطات و اطلاع‌رسانی، انتقال تجربیات، استاندارد سازی، تهیه بانک‌های اطلاعاتی لازم و بهره‌گیری از فن‌آوری اطلاعات در امر واگذاری بسیار حائز اهمیت میباشد. متاسفانه در شرایط موجود این فعالیت‌ها کمتر مد نظر قرار گرفته است، حال آنکه با انجام مناسب آنها، می‌توان کارآیی و اثربخشی کاهش تصدی‌گری را به نحو چشمگیری بهبود بخشید.
الگوی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی
براساس یافته‌های حاصل از بررسی وضعیت موجود، تجارب کشورهای خارجی، بررسی مبانی نظری، تجربیات مجری طرح و همچنین نقطه‌نظرهای کارسناسی گروه طرح، دو الگوی اصلی برای کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی (الگوی مفهومی، الگوی اجرایی) طراحی شد. همچنین مکانیزم‌های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی‌گری (شامل هفت مکانیزم اصلی)، و طرحی برای گذار از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در زمینه کاهش تصدی‌گری (با ذکر فعالیت‌های اصلی، پیش‌نیازها، مسیرهای اصلی، وضعیت پایلوت‌ها، و وضعیت تیپ‌های دانشگاهی در ارتباط با طرح حاضر) تدوین گردید. در اینجا به طور خلاصه به اجزای اصلی هر یک از الگوها و موارد مهم در هر قسمت اشاره می‌شود.
1- الگوی مفهومی
اجزای اصلی طراحی شده در الگوی مفهومی عبارت بود از:
• ویژگی‌ها و اصول کلی حاکم بر الگو
• الگوی کلی و اجزای آن
• جایگاه، نقش و کارکردهای اصلی هر یک از اجزا
• فرایندهای کلیدی کلان
• نهادهای سازمانی مورد نیاز
• ارتباطات درونی و بیرونی اجزای الگو
(1) الگوی کلی
الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی دارای چهار جزء به هم پیوسته، یکپارچه و قابل تشخیص به شرح زیر می باشد:
- بازنگری و تحلیل وضعیت موجود
- مدیریت کاهش تصدی گری
- مدیریت قرارداد
- مدیریت پیمانکاران
هر یک از اجزای فوق با اهداف، رویکردها، فرآیندها، سازماندهی و منابع خاصی طراحی شده اند تا در نهایت بتوانند نیازمندی‌های برنامه کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی را در درون سازمان دانشگاه علوم پزشکی به طرق مختلف پوشش دهند.
اجزای اصلی الگوی مذکور در شکل (1) نشان داده شده است.
(2) جایگاه و نقش هر یک از اجزا
اگر کل مجموعه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی را بتوان به سه سطح مدیریتی: ارشد و راهبردی، میانی سازمانی و اجرایی عملیاتی تقسیم نمود، جایگاه اجزای الگوی مفهومی کاهش تصدی‌گری را در آن می توان در قالب شکل (2) بیان کرد.
شکل (2): جایگاه اجزای اصلی الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی
در سطوح مختلف وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی*
* ارتباطات در این شکل کامل نمی باشد و فقط ارتباطات اصلی نشان داده شده است.
** در صورتی که کاهش تصدی گری در حوزه ستادی دانشگاه علوم پزشکی نیز انجام شود، مباحث اجرایی الگوی مفهومی در این سطح نیز کاربرد خواهد داشت.
(3) فرایندهای کلیدی کلان
فرایندهای کلیدی کلان کاهش تصدی‌گری براساس اجزای طراحی شده شامل چهار فرایند میباشد:
- فرایند کلان بازنگری و تحلیل وضعیت موجود
- فرایند کلان مدیریت کاهش تصدی گری
- فرایند کلان مدیریت قرارداد کاهش تصدی گری
- فرایند کلان مدیریت پیمانکاران
1-
2- (4) نهادهای سازمانی مورد نیاز
نهادهای سازمانی مورد نیاز برای طراحی و اجرای برنامه‌های کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور در قالب چهار نهاد زیر قابل تفکیک میباشد:
• نهادهای سیاستگذار و برنامه‌ریز : شامل نهادهای در سطح دانشگاه علوم پزشکی و نهادهای فراتر از دانشگاه علوم پزشکی
• نهادهای اجرایی : شامل واحدهای اجرایی/ ستادی، همچنین پیمانکاران
• نهادهای نظارتی : شامل نهادهای در سطح واحدهای اجرایی/ ستادی، دانشگاه علوم پزشکی و نهادهای فراتر از دانشگاه علوم پزشکی
• نهادهای ارزیابی و مشاوره : شامل نهادهای عمدتاً مستقل از سازمان دانشگاه علوم پزشکی
2- الگوی اجرایی
اجزای اصلی طراحی شده در الگوی اجرایی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی به تفکیک چهار تیپ دانشگاه علوم پزشکی عبارت بود از:
• اهداف اجرایی
• فرآیندهای اصلی و پشتیبانی
• ساختارهای سازمانی مورد نیاز و اهم مسئولیت‌ها
• ارتباطات اجرایی الگو
• راهنمای کارت امتیازی واگذاری
• جنبه های حقوقی واگذاری و سایر نکات
• مکانیزم‌های کنترلی و بهسازی
• طرح گذار
(1) اهداف اجرایی
• برآوردن الزامات قانونی
• تمرکز بیشتر بر امور حاکمیتی (سیاستگذاری، برنامه ریزی کلان، نظارت)
• تمرکز بر فعالیت‌های اصلی در دانشگاه (آموزش، پژوهش)
• ایجاد فضای رقابتی در محیط دانشگاه
• توانمند سازی بخش غیر دولتی در انجام امور کشور
• افزایش اثربخشی خدمات پشتیبانی
• افزایش رضایت صاحبان منافع
• بهبود کارآیی و کاهش هزینه‌ها
• ایجاد انعطاف پذیری در سازمان دانشگاه علوم پزشکی: جبران کمبود منابع، تخصص‌ها و سرمایه‌گذاری‌ها
• کنترل مدیریتی بهتر
(2) فرایندها
فرآیند کلان کاهش تصدی‌گری در این تیپ دانشگاهی در سه مرحله کلی انجام می‌شود:
• آماده سازی : هدف از این مرحله، ایجاد آمادگی‌های لازم در سطوح مختلف برای انجام کاهش تصدی‌گری است. تحلیل وضعیت موجود، اختصاصی سازی طرح حاضر، برگزاری آموزش‌های لازم، اطلاع رسانی و تدوین برنامه‌های کلان و اجرای کاهش تصدی‌گری از عمده‌ترین اقدام‌های این مرحله است.
• اجرا : شامل تدوین شرایط مناقصه، دریافت درخواست‌ها، ارزیابی و انتخاب پیشنهادها، تدوین شرایط قرارداد و عقد قرارداد کاهش تصدی گری میباشد.
• بازنگری و تحلیل وضعیت موجود: در این مرحله کمیته راهبری و ساختار رسمی به طور مشترک طرحی را برای بازنگری کاهش تصدی‌گری تهیه می‌کنند و در قالب فعالیت‌هایی به بازنگری آن می‌پردازند (درصورت لزوم با تشکیل تیم بازنگری) .
اجرای فرآیند کاهش تصدی‌گری بدون حمایت فرآیندهای پشتیبانی، بسیار پر نقص و کم اثر خواهد بود. در این راستا مهمترین فرآیندهای پشتیبانی عبارتند از:
(1) فرآیند بازنگری و تحلیل وضعیت موجود کاهش تصدی گری
(2) فرآیند ارزیابی طرح‌های کاهش تصدی گری
(3) فرآیند پیگیری طرح‌های کاهش تصدی گری
(4) فرآیند مدیریت ارتباطات
(5) فرآیندهای کنترلی
(3) ساختارهای سازمانی مورد نیاز
(الف) ساختار سازمانی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در سطح وزارت بهداشت:
شامل کمیته مرکزی راهبری و سیاستگذاری کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی میباشد و مسئولیت سیاستگذاری، برنامه ریزی استراتژیک، بسترسازی و پایش کلان امور مربوط به کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی را بر عهده خواهد داشت. اعضای این کمیته مرکب از مدیران ستادی وزارت بهداشت میباشد و دبیرخانه آن در معاونت توسعه مدیریت و منابع و امور مجلس تشکیل می‌شود. کمیته مرکزی ماهیت تصمیم‌گیری و دبیرخانه تخصصی آن ماهیت تصمیم سازی و کارشناسی دارد. این دبیرخانه حداقل دارای سه گروه اصلی میباشد:
• گروه IT و اطلاع رسانی
• گروه کارشناسان، مشاوران و ارزیابان
• گروه ساماندهی شرکت‌های پیمانکاری
در ارتباط و به موازات این کمیته و دبیرخانه مربوط به آن، انجمن کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی به صورت مستقل و غیرانتفاعی و با اهداف چهارگانه اطلاع رسانی، آموزش، انتقال تجارب و اعطای جوایز در امور مربوط به کاهش تصدی گری شکل می‌گیرد.
(ب) ساختار سازمانی کاهش تصدی گری خدمات پشتیبانی در سطح دانشگاه علوم پزشکی:
ساختار کاهش تصدی‌گری در این سطح مرکب از ساختار نیمه رسمی (شامل تیم های اجرایی کاهش تصدی‌گری و کمیته راهبری کاهش تصدی گری) و ساختار رسمی (معاونت پشتیبانی، دفتر امور حقوقی) میباشد.
3- مکانیزم‌های کنترلی و بهسازی
مکانیزم‌های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی به هفت گروه اصلی تقسیم می شود:
الف) انتخاب و ارزیابی پیمانکاران
ب) مدیریت ریسک
پ) تحلیل هزینه – منفعت
ت) استانداردسازی و انتقال تجارب
ث) مکانیزم های تشویقی
ج) ممیزی
چ) مکانیزم نظارت بر مبنای خودارزیابی
در ابن قسمت بعد از ذکر اهداف هر مکانیزم کنترلی، فرایند و نحوه اجرای آن مکانیزم نیز طراحی شد و همچنین نمونه معیارهای کنترلی و بهسازی تشریح گردید.
4- طرح گذار
اجزای طرح گذار عبارت بود از:
• فعالیت‌ها
• اولویت‌ها
• پیش نیازها
• مسیرها
(1) فعالیت‌ها
فعالیت‌های اصلی کلان برای اجرای الگوی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دو سطح ستاد وزارت بهداشت و سطح دانشگاه علوم پزشکی به انجام می‌رسد. این فعالیت‌ها در هر سطح در قالب سه مرحله کلی به انجام می‌رسد:
• مرحله زمینه سازی: در این مرحله انجام اقدام‌های مقدماتی توسط کمیته استقرار (که هسته اولیه کمیته مرکزی در سطح وزارت و کمیته راهبری در سطح دانشگاه علوم پزشکی است) به منظور ایجاد آمادگی و زیرساخت‌های لازم برای اجرای طرح در واحدهای اجرایی و ستادی آزمایشی انجام می‌گیرد. بسیاری از فعالیت‌های ذکر شده در این مرحله اعم از تشکیل کمیته‌ها و تیم‌ها و یا مهیا کردن زیرساخت‌های حقوقی و قانونی برای اولین بار در واحدهای آزمایشی انتخاب شده صورت می‌گیرد و انجام آنها به نحو مطلوب ضامن سلامت و صحت عملکرد الگو در مراحل بعدی میباشد.
• مرحله اجرای آزمایشی: با توجه به گستردگی مجموعه دانشگاه‌های علوم پزشکی، همچنین ویژگیهای طرح حاضر و تکیه آن بر مباحث نوین علمی، قطعا" استقرار طرح به یکباره در تمام دانشگاه‌های علوم پزشکی میسر نخواهد بود. از این رو ضروری است تا مناسب‌ترین واحدها به منظور اجرای آزمایشی طرح انتخاب شوند تا امکان بررسی فعالیت‌ها و اطمینان از عملکرد الگوهای طراحی شده حاصل گردد. وضعیت برنامه‌های اجرایی آزمایشی در بخش دیگری از همین گزارش تشریح شده است. فعالیت‌های قید شده در مرحله اجرای آزمایشی در این مرحله در مرحله اجرا و توسعه به واحدها و دانشگاه‌های دیگر تعمیم می‌یابد.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 49 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلود مقاله بررسی شیوه‌ها و مبانی نظری کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی
