گزارش در لغت به معنای تفسیر قضیه، شرح و تفصیل خبر یا کاری که انجام یافته (فرهنگ عمید)
- بیان و اظهار (فرهنگ معین)
گزارش در اصطلاح، انتقال اطلاعات از فرد یا افرادی که آنها را می دانند و یا به طریق علمی به دست آورده اند، به فرد یا گروهی که نمی دانند و نیازمند اطلاعات مزبور برای اتخاذ تصمیم تا انجام یک کار هستند، است.
- گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد.
- در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است.
در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد (اکثر گزارشهای مختصر و توضیحی)
در گزارشهای اداری و فنی و تحقیقی با توجه به اینکه نویسندگان گزارش به دنبال گشف حقایق و نتایج قابل ارائه هستند بهتر است در مرحله برنامه ریزی از روش علمی استفاده نمایند.
در الگوی استقرایی اول آمار و اطلاعات و حقایق ارائه می شود سپس بر پایه استدلال، نتیجه گیری شده و نهایتا پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارائه می گردد.
الگوی استقرایی می تواند فرد را تشویق به مطالعه گزارش و دریافت حقایق کند و درجه احتمال مخالفت او را با پیشنهاد کاهش دهد.
نویسنده گزارش باید با به کار بردن سبکی مناسب مطالب خویش را ساده و در عین حال گویا و خالی از لغات و عبارات سنگین و دور از ذهن خواننده، گزارش نماید.
گزارش نویس باید بکوشد که از نکات ضعف زیر پرهیز کند:
عنوان بندی معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می دهد
-هرعنوان یا زیر عنوان باید به طور معنی دار مطالبی را که دنبال می کند، توضیح دهد.
به طور مثال در گزارشی که درباره مواد سمی در کودهای شیمیایی تهیه شده است عناوینی مانند: «ملاحظات کوتاه مدت» و «ملاحظات بلند مدت» نسبت به عنوانهایی مثل: «اقدامات اولیه می تواند مسمومیت را کاهش دهد» و «برنامه های بلند مدت، مسمومیت را حذف خواهد کرد» کم ارزش ترند.
-عناوین باید به تنهایی و بدون مراجعه به متن معنی دار باشند تا خواننده ای که از گزارش سطحی می گذرد بتواند از طریق عناوین، مطلب را دریابد.
گزارش های اداری را معمولا کارکنان سازمانها تهیه و به مقامات بالاتر ارائه می کنند. غالبا گزارشهای اداری با یک نامه همراه است که دارای تاریخ و شماره ثبت گزارش است و علت تهیه گزارش در آن ذکر شده است.
دانلود پاورپوینت کامل گزارش نویسی - 60 اسلاید
