راهنمای کاربران سیستم “فایلرپرو“

اختصاصی از یاری فایل راهنمای کاربران سیستم “فایلرپرو“ دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*

فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)

تعداد صفحه:97

 فهرست مطالب

مقدمه ................................................................................................................................................

شرح کلی..............................................................................................................................................

مفاهیم اولیه ..........................................................................................................................................

گروه ...............................................................................................................................................

سند .........................................................................................................................................................

ورود به نرم‌افزار .....................................................................................................................................................................

ثبت سند و ورود اطلاعات ...............................................................................................................

ثبت سند جدید ............................................................................................................................

نمایش سندها ..................................................................................................................................

ثبت اجزاء سند .......................................................................................................................................

اسکن و فایل ..............................................................................................................................

اسکن ................................................................................................................................................

ایجاد فایل .......................................................................................................................................

دریافت فایل .............................................................................................................................

ضبط صدا .........................................................................................................................................

ضبط فیلم .............................................................................................................................................

قلم نوری ..........................................................................................................................................

فرم .................................................................................................................................................

فایلهای موقت ........................................................................................................................................

ثبت ارجاعات سند ..................................................................................................

پیگیری تصویری ...................................................................................

ایجاد ارتباط بین اسناد ........................................................................................................................

دستیابی سریع به اسناد جستجو ..........................................................................................................

نمایش سندها ................................................................................................................................

جستجوی سند .................................................................................................................................

کد سند از ... تا ... ...............................................................................................................................

تاریخ ثبت از ... تا ... ..........................................................................................................................

تاریخ سند از ... تا ... ..........................................................................................................................

تاریخ آخرین تغییر از ... تا ... ...................................................................................................................

شماره قبلی ...............................................................................................................................

نوع سند ................................................................................................................................

جستجوی پیشرفته...............................................................................................

زمان ارسال از ... تا ... .......................................................................................................................

زمان مشاهده از ... تا ... ....................................................................................................................

زمان اقدام از ... تا .... ..........................................................................................................................

مرتبط قبلی .......................................................................................................................................

مرتبط بعدی ...........................................................................................................................................

وضعیت ...................................................................................................................................

کاربر ...................................................................................................................................

ثبت کننده ..............................................................................................................................

آخرین تغییر دهنده ............................................................................................................

ارجاعات .........................................................................................................................................

فوریت ..........................................................................................................................................

جهت ...............................................................................................................................................

تاریخ ارجاع از ... تا ... .......................................................................................................

تاریخ پیش بینی اقدام از ... تا ... ..............................................................................

ارجاع دهنده .................................................................................................................................

گیرنده ارجاع .................................................................................................................................

گیرنده رونوشت ........................................................................................................................

گیرنده رونوشت مخفی ..................................................................................................................

طبقه بندی .................................................................................................................................

جستجو در گروه ..................................................................................................................................

جستجو در تمام گروهها ....................................................................................................................

نتیجه جستجو ...................................................................................................................................

کپی کردن اسناد به گروه ......................................................................................................................

انتقال اسناد به گروه .............................................................................................................................

ذخیره گزارش ..........................................................................................................................................

انتخاب اسناد (همه، هیچ) ..............................................................................................................

نتایج جستجو..................................................................................................................................

پارامترهای گزارش...................................................................................................................................

پیش نمایش گزارش ............................................................................................................................

سازنده گزارش ........................................................................................................................................

آخرین جستجو ...................................................................................................................................

حذف اسناد ..............................................................................................................................................

ارجاع اسناد به .....................................................................................................................................

نمایش اجزاء سند ..............................................................................................................................

مشاهده اجزاء اول اسناد انتخاب شده ......................................................................................................

ارسال اسناد انتخاب شده برای استفاده در نسخه دیگر ....................................................................

مشاهده اسناد از طریق کارتابل ...............................................................................................................

روش ایجاد کارتابل شخصی ...............................................................................................................

تفاوت کارتابل بایگانی و پیگیری .....................................................................................................

حذف خودکار سند از کارتابل جاری .....................................................................................................

ارتباطات ..............................................................................................................................................

پیغام .....................................................................................................................................................

مشاهده ....................................................................................................................................................

ارسال پیغام ..........................................................................................................................................

تعیین جانشین.....................................................................................................................................

مقدمه

نرم‌افزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای کلی استفاده کنندگان با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارک اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.

ایجاد بانکهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمان‌ها به همراه گزارش‌های متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را می‌توان از نکات قوت این سیستم به شمار آورد.

در این نسخه از نرم‌افزار علاوه بر کلیه قابلیت‌های نسخه‌های قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مکاتبات، امکانات بسیاری برای طراحی بانکهای اطلاعاتی، طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارک و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.

در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعه‌ای از امکانات فایلرپرو را در بر می‌گیرد و این نرم‌افزار در انجام گردش مکاتبات در کلیه بخش‌های سازمان، از دبیرخانه مرکزی تا تک تک افراد، همچنین بایگانی‌های خاص، و بانکهای اطلاعاتی به کار گرفته می‌شود.

شرح کلی

نگاهی کلی به ساختار اداری سازمان‌ها، شرکت‌ها و وزارت‌خانه‌ها، گویای این است که الگو و شکل عمومی انجام کار در اکثریت قریب به اتفاق این مجموعه‌ها (چه دولتی و چه خصوصی) به یک شکل است: کارها چه به شکل نامه‌های وارده و چه به شکل مکتوبات داخلی به دست دبیرخانه‌ها یا افراد سازمان می‌رسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پی‌نوشت‌ها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی می‌کند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز می‌شود. در این میان، سازمان‌ها با مسائل و مشکلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامه‌ها، راحت نبودن بازیابی نامه‌های قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حرکت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن کل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان کار مربوطه روبرو هستند. آمار جالب و البته تکان دهنده‌ای نیز در این باره وجود دارد که بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یک مکاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر می‌گردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام کار بر روی نامه می‌شود.

فایلرپرو نرم‌افزاری است برای حل مجموعه مشکلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.

در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یک سازمان می‌بایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پست‌ها، مسئولیت‌های کارمندان و اختیارات هر یک تعریف ‌شوند. به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق می‌دهد. برای مثال می‌توان دبیرخانه‌های معاونت‌های مختلف را در سیستم تعریف کرده و مشخص نمود که چه کسانی امکان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه کسانی می‌توانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال کنند. از سوی دیگر فایلرپرو این امکان را فراهم می‌کند که در هر زمان بتوان مشاهده کرد که نامه یا سند از چه مسیری حرکت کرده و محل فعلی آن کجا و نزد چه کسی است؟ و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.