دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
مقدمه:
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوره کالا فراهم شده است و این کار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می‌طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده‌های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمان‌های معظم گردیده که در این نظام‌های پیچیده فنی ـ اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین‌ها و ... نقش مهمی را ایفا نماید بطوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.
ارزش ریالی موجودیهای انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی ـ تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و ... و بالاخره سیستمهای تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی. اما انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری ـ صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد که اهم آنها عبارتند از:
(1) ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمایه در گردش).
(2) ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندی‌ها.
(3) ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه‌ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه‌های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه‌گیر را در سازمان داشته باشد.
تعریف انبار:
امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت‌بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ـ صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.
جایگاه انبار:
سازماندهی سازمان‌های ختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است. گاه در بعضی از مؤسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضایعات و ... قرار دارد. در سازمان‌های دولتی و غیر انتفاعی معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه می‌نماید.
اهداف و وظایف انبارها:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه بخش خصوصی، تأمین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است. انبارداری عبارتست از کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:
(1) برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
(2) همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
(3) نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می‌نماید اجرای قوانین و دستورالعمل‌های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.
گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای امروز موجبات کندی کار را فراهم می‌نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.
انواع انبارها:
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می‌باشند:
(1) انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشند.
(2) انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نماید.
(3) انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا ... .
از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید. انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله‌ای تقسیم می‌شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه‌ای کارخانه‌های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی‌های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روش‌ها می‌توان آنها را بررسی نمود.
انواع موجودیهای انبارها:
(1) مواد اولیه: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است. البته مواد اولیه ممکن است مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکن است ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه‌بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباس دوزی‌هاست.
(2) کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت): که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می‌باشد.
(3) کالای ساخته شده: کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
(4) اجناس خریداری شده جهت فروش: که در مؤسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می‌خورد.
(5) مواد و لوازم مصرفی: که در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس، روغن، ملزومات و غیره ... .
(6) قطعات یدکی ماشین‌آلات: که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاه‌ها بکار می‌روند.
(7) ابزارآلات: که ابزار کارگاه‌ها برای تولید محصول می‌باشد.
(8) اجناس اسقاطی: اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزایده گذاشته می‌شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می‌گیرند.
موجودیهای مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگذاری و کدگذاری‌های مناسبی قرار بگیرند.
سیستم انبارداری و مزیت‌های آن:
سیستم مجموعه‌ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می‌باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خود دارد. وجود این کلیت جدا با ویژگی‌های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می‌سازد که اهم این مزایا عبارتند از:
(1) شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت‌تر به کالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع.
(2) تشکیل فایل‌های اطلاعاتی دقیق‌تر در بخش‌های مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری‌‌های مدیریت.
(3) دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش‌های مؤسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.
(4) رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و مؤسسه به افراد معین در صورتی‌که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را بر عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت‌ها و روابط سیستم اطلاع حاصل می‌نماید.
(5) ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخش‌ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم‌گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
(6) ایجاد کنترل‌های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودیهای انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.
(7) کاهش هزینه‌های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش‌بینی‌های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه‌های دیگر.
(8) پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می‌گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.
(9) تأثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودیهای و کاهش یا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.
وظایف انباردار:
(1) توصیه و پیشنهاد روشهای انبارداری و اصلاحی دیگر.
(2) اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
(3) نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق رؤسای واحدهای تابعه.
(4) تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.
(5) نگهداری مدارک مربوط به موجودیهای واقعی کالاها در مؤسسه.
(6) مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودیهای انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی.
(7) اجرای بودجه مصوب انبارها.
(8) مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه‌های آموزشی آنان.
(9) مراقبت در ارسال گزارش‌های ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری.
وظایف رئیس یا متصدی انبار:
(1) حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.
(2) اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
(3) تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
(4) مراقبت در اینکه موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارت‌های انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.
(5) نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن.
(6) مراقبت در بسته‌بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالاها.
(7) مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارت‌های انبار.
(8) داشتن مهارت کافی در طبقه‌بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.
(9) خود را موظف به رعایت اصول امانت‌داری و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.
(10) از روش‌ها و فنون انبارداری اطلاعا کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.
(11) گزارشات هر دوره عملکرد (هفتگی ـ پانزده روزه ـ ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع جهت ارائه به مدیریت‌ها تهیه نماید.
انتظارات مدیریت یک مؤسسه از سیستم کنترل انبارها:
(1) وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید، دریافت، آزمایش، انبار و حسابداری.
(2) تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید.
(3) به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
(4) انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که به نحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.
(5) تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس به نحوی‌که از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.
(6) انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود.
طراحی و برنامه‌ریزی تأمین کالا:
برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خرید کالاهای زاید و بلامصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود، مدیران و مسئولین کلیه قسمت‌های سازمان با همکاری مسئولین قسمت‌های خرید و انبارها، با برنامه‌ریزی صحیح و تحقیقات و محاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورد نموده و با ایجاد سیستم صحیح، از خریدهای بی‌رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید. بطور کلی برنامه‌ریزی تأمین کالا، متناسب با سیستم کار سازمان، موقعیت جغرافیایی، امکانات مالی، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و ... باید طراحی و به مرحله اجرا درآید. ارائه طرحی بی‌چون و چرا که در کلیه سازمان‌ها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این مهم یاری نمود:
(1) تعیین انواع کالاهای مورد نیاز: در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی مورد نیاز است؟ برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات و مراحل ذیل را به مرحله اجرا درآورد:
الف) قسمت‌های مختلف سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می‌دارند.
ب) قسمت تدارکات لیست‌های ارسالی از قسمت‌های مختلف را دقیقاً بررسی نموده و کالاهای مشترک‌المصرف و یا ملزومات عمومی را به صورت فهرستی تنظیم و ثبت می‌نماید.
ج) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیست‌های فوق اضافه می‌شود.
د) سپس کالاهای اختصاصی قسمت‌های مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست کننده به صورت کلی کالاهای مورد نیاز اضافه می‌شود. بدین ترتیب اسامی کلیه نیازها با ذکر قسمت‌های مصرف کننده آن مهیا می‌شود.
(2) استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان: در اجرای این اصل مشخصات فنی و میزان ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف، مناسب‌ترین نوع یا مارک هر یک از کالاها را معین می‌نمایند. مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارک‌های غیرمجاز خودداری نمایند.
(3) تعیین مقدار هر یک از اقلام کالاها: مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولیت کالاها تهیه می‌شوند.
(4) شناسایی منابع خرید و تأمین کالا: جهت حصول اطمینان از دقت و سرعت و عدم ایجاد وقفه و تأمین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگی‌های معتبر فروش را مشخص کرد این مؤسسات و نمایندگی‌ها ممکن است در داخل یا خارج کشور باشند. همچنین برسی امکانات تهیه و تولید بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خودکفایی تقریبی را فراهم می‌آورد لذا علاوه بر صرفه‌جویی در قیمت خرید و حمل و نقل، موجب افزایش مهارت کارکنان شده و نگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد. منبع دیگر تأمین کالا، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازم است انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمت‌های نیازمند دیگر انتقال و یا در صورت عدم نیاز به فروش برسند تا از رکود سرمایه و فرسایش کالاها در انبارها جلوگیری شود.
طبقه‌بندی
تعریف طبقه‌بندی و نکات مهم در اجرای آن:
به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروه‌ها یا دسته‌هائی‌که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه‌بندی گویند. طبقه‌بندی کالا به طور ناقص در منازل، سازمان‌ها و ... به نحوی صورت گرفته و در بیشتر موارد برای نگهداری کالا ناگزیر به اجرای آن خواهیم بود. در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه‌بندی کالا اهمیت می‌یابد. معمولاً در سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ صنعتی، با بررسی‌های دقیق و همه جانبه کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آنها به چند گروه الی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می‌دهند. در انبار نیز کالاهای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آنها و وسایل و امکانات نگهداری و گنجایش انبارها طبقه‌بندی می‌نمایند یعنی یک گروه اصلی کالا را به یک انبار اختصاص داده و چند گروه فرعی دیگر از آن تهیه می‌نمایند در طبقه‌بندی باید به نکات مهم زیر توجه نمود:
(1) برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
(2) با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید.
(3) انعطاف‌پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
عوامل مؤثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه‌بندی:
(1) تعداد اقلام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
(2) وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها
(3) موقعیت جغرافیایی قسمت‌های مصرف کننده
(4) مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان.
انواع طبقه‌بندی کردن کالاها:
(1)طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.
(2)طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.
(3)طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد.
(4)طبقه‌بندی کالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.
(5)طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروههای عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام می‌نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومی، انبار سوخت و روغن‌آلات و ... .
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربر و میزان مصرف و امکانات نگهداری و ... آنرا به گروههای فرعی تقسیم می‌نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی به عنوان گروهی اصلی به گروههای فرعی آهن‌آلات، لوزام بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله‌کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و ... تقسیم و رده‌بندی می‌گردد.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان‌بندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می‌دهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاه‌های کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می‌دهد.
اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه مؤسسات صنعتی دولتی و خصوصی به اجرا درمی‌آید. به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندار گویند که مورد قبول و استفاده کلیه مؤسسات تولیدی قرار می‌گیرد.
تعریف و فواید کدگذاری:
به ایجاد رویه و سیستمی که هب وسیله آن اطلاعات و نشانه‌های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه‌ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند. که به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بکار می‌رود در کدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگ‌ها، نورها، اشکال، اعداد، الفبا و ... یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از:
(1) جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق‌تر کالاها.
(2)استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع‌آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی.
(3)ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشین‌های الکترونیکی پیشرفته.
(4)صدور سفارش خرید بطور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ریزی و کنترل.
انواع روشهای کدگذاری:
(1) روش ساده با روش اعداد ترتیبی.
(2) روش اعداد گروهی.
(3) روش اعشاری یا روش دیوئی.
(4) روش حروفی یا الفبایی.
(5) روش نیمونیک یا روش استفاده اول نام کالاها.
(6) روش مخفی.
(7) روش کدینگ ویژه.
(8) روش کدینگ استاندارد.
در روش ساده کالاها به ترتیب ورود سریال می‌خورند مثل 1 و 2 و 3 ... و برای انبارهایی تعداد اقلامشان محدود بود در قدیم استفاده می‌ِشد عیب این روش عدم توانایی در کنار هم‌گذاری کدهای دو کالای مشابه در صورت جدید‌الورود بودن یکی از آنها بود که با فاصله باز این مشکل رفع شد مثل 1 ـ 5 ـ 10 ـ 15 ـ ... یعنی اعداد بین آنها که کد کالای مشابه با شماره‌های قبل و بعد از آن را نشان می‌دهد. در روش اعداد گروهی کلیه کالاها را به چند گروه کلی متناسب تقسم می‌نماییم. مثلاً350 قلم کالای مؤسسه را در 5 گروه تقسیم‌بندی می‌کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از 70= 5 ÷ 350.
یعنی 70 قلم در یک رده قرار می‌گیرد با 30% شماره اضافی هر رده شامل 100 قلم کالا می‌گردد که از شماره 70 تا 100 جهت کالاهای جدید‌الورود می‌باشد به همین ترتیب در هر رده 30% شماره اضافی از کل تعداد موجودی در هر رده در نظر گرفته می‌شود و رده دوم از 101 شمارش می‌شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 این روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه کدهای اضافی تعبیه شده است حسن دیگر آن این است که عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودی است. در مثال بالا 500 کد خواهیم داشت (برای 5 گروه اصلی ئ 350 موجودی واقعی و هر 70 قلم در یک گروه قرار می‌گیرد). در روش اعشاری دیوئی از عدد و اعشار استفاده می‌شود و بیشتر در کتابخانه‌ها متداول است مثلاً کد 7/15/24 عدد 24 بیانگر گروه کتاب و دو رقم دوم یعنی 15 نمایانگر نام مؤلف و عدد 7 نشانگر نام کتاب است.
در روش حروف الفبایی از حروف و یا اعداد و حروف مرکب استفاده می‌شود که گروه اصلی با یک حرف و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می‌شود. در روش نیمونیک یا حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می‌رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می‌آورد مثل نزاجا = نیروی زمینی ارتش جهموری اسلامی ایران یا ا.س.م = اسید سولفوریک مرگ و ... . این روش محتاج به حضور ذهن خوب کارکنان انبارداری است. در روش مخفی ارقام علامات و یا حروفی که برای کدگذاری بکار می‌رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلی رمز خواهد بود مثل شماره خودورهای ارتش یا علاماتی که در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می‌شود.
روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کدگذاری اقلام انبا بنا به نیاز مؤسسه است. بعد از کدگذاری همه اقلام مؤسسه فهرست کاملی با ذکر مشخصات دقیق و واحد مصرف جنس تهیه می‌شود و جای خالی یا اعداد رزرو نیز در نظر گرفته می‌شود. پس از طی مراحل فوق دفتر راهنمای انبارها تهیه می‌شود که مورد استفاده مصرف کنندگان، انبار، مأمورین خرید و حسابداری قرار گرفته و به منزله زبان یکنواخت قسمت‌های مختلف عمل می‌نماید.
در این دفتر مواردی چون نام و مشخصات کالا، واحد مصرفی جنس، شماره یا کد کالا و محل در انبار به چشم می‌خورد.
برای دستیابی به شماره جنس در دفترچه راهنمای اقلام باید اقدامات زیر را به عمل آورد:
(1) تعیین گروه اصلی مربوط به آن جنس.
(2) تعیین گروه فرعی آن جنس که در داخل گروه اصلی قرار دارد.
(3) تعیین شماره کالاهای مربوطه از داخل گروههای فرعی.
سیستم Mesc:
در سیستم Mesc که روش کدگذاری جدیدی به شمار می‌آید، هر قلم کالا توسط یک عدد ده رقمی نشان داده می‌شود. برای کلیه اقلام مصرفی و مورد مصرف آینده صنعت یکصد (99 تا 00) گروه پیش‌بینی شده است. هر گروه مشتمل بر یکصد گروه فرعی (99 تا 00) و هر گروه فرعی نیز شامل یکصد گروه فرعی دیگر می‌باشد. علاوه بر آن می‌توان به هر یک از ترکیبات این شش رقم، اعداد (999 ـ 000) یک عدد سه رقمی را اضافه نمود. اجزاء تشکیل دهنده نه (9) رقم اول Mesc به ترتیب زیر نشان دهنده موارد زیر می‌باشند:
نمودار مشخصات کالا فرعی فرعی اصلی
** ـ *** ـ ـ ** ـ ** ـ **
به این ترتیب هر قلم کالا با 9 رقم اول شماره طبقه‌بندی (Mesc) مشخص شده و رقم آخر که نمودار نامیده می‌شود، اطلاعات خاص را درباره کالای مورد بحث به شرح زیر در اختیار می‌گذارد:
نمودار 0: هنوز این کالا بکار گرفته نشده است.
نمودار 1: نشان دهنده کالاها و لوازم وارداتی (غیر از قطعات یدکی وارداتی) است که به عنوان کالاهای استاندارد صنعت برگزیده شده‌اند.
نمودار 2: نشان دهنده کالاها و لوازم و یا قطعاتی است که در ایران ساخته و یا تهیه می‌شوند و به عنوان کالاهای استاندارد برگزیه شده‌اند.
نمودار 3: نشان دهنده قطعات یدکی وارداتی است که به عنوان قطعات یدکی استاندارد صنعت انتخاب شده‌اند.
نمودار 4: نمایشگر شماره موقت کالا بوده و فقط بای استفاده دایره طبقه‌بند کالا می‌باشد.
نمودار 5: نمایشگر لزوم مراجعه به یک شماره طبقه (Mesc) دیگر برای کسب مشخصات اصلی است.
نمودار 6: نشانگر کالاهای غیراستاندارد اعم از لوازم عمومی و قطعات یدکی است که مجدداً نباید سفارش شوند. اقام دارای نمودار 6 به سرعت باید مورد بررسی قرار گیرند و طبق ضوابط مربوطه ترتیب حذف آنها از موجودی انبار داده شود.
نموار 7: نشان دهنده کالایی است که قابل مصرف می‌باشد ولی کالای مشابه دیگری جانشین آن شده و دیگر سفاش داده نخواهد شد و از مسئولین انبار خواسته می‌شود که قبل از سفارش و توزیع اقلام استاندارد، نسبت به توزیع و مصرف اقلام نمودار 7 نمایند.
نمودار 8: نشانگر کالای مستعملی است که تعمیر شده و قابل استفاده می‌باشد و در انبار نگهداری می‌شود.
نموار 9: نشانگر کالایی است که هنوز مشخصات آن با هیچیک از نمودارهای فوق قابل تطبیق نباشد و مادامی که تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده سفارشی نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن کالا مصرف کننده می‌بایستی فرم پشنهادی برای تغییر و اصلاح1 نمودار 9 به یک نمودار استاندارد یا غیر استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عملیات آتی به اداره طبقه‌بندی کالا ارسال نماید.
اقلام نمودار 6 و 7 و 9 به علت استاندارد نبودن در کتاب طبقه‌بندی و کدگذاری آورده نمی‌شوند و در اسرع وقت می‌بایست بررسی و تعیین تکلیف گردند. جهت نیل به این هدف این گونه اقلام در فهرست موجودی انبار و همچنین در فهرست جداگانه‌ایکه در اختیار ادارات انبارها و تدارکات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدی موجود می‌باشد. فهرست کامل کدینگ آن به شر زیر است لازم به ذکر است که این سیستم در صنعت نفت کشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پیاده کردن در نقاط و صنایع دیگر نیز می‌باشند فهرست طبقه‌بندی و کدگذاری کامل به شرح زیر است
فهرست گروههای طبقه‌بندی و کدگذاری کالاها
الف ـ حفاری و تولید:
گروه 1. ماشین‌آلات حفاری و دکل حفاری
گروه 2. ماشین‌آلات تولید و سیمان
گروه 3. ابزارآلات حفاری و تولید
گروه 4. ابزارآلات سیمانکاری دکل حفاری
گروه 5. ابزارآلات تعمیرات
گروه 6. ابزار دقیق حفاری
گروه7. ابزار دقیق کنترل دکل حفاری و تولید
گروه8. کالاهای حفاری دکل حفاری و سیمانکاری
گروه9. کالاهای مورد استفاده در استخراج و تولید
گروه10.دکل حفاری و متعلقات
گروه11. دستگاههای عملیاتی و زمین‌شناسی و لرزه‌نگاری.
ب ـ حمل و نقل (Transportation):
گروه13. اتومبیل‌های اروپایی
گروه 14. اتومبیل‌های غیراروپایی
گروه 15. کامیون‌ها و اتوبوس‌ها (اروپایی)
گروه 16. کامیون‌ها و اتوبوس‌ها (غیراروپایی)
گروه 17. تراکتورها و تریلرها
گروه 18. تراکتورها و تریلرها (کاتر پیلار)
گروه 19. لوکوموتیوها، واگن‌ها و دستگاههای راه‌آهن
گروه 20. وسایط نقلیه دریایی کوچک
گروه 21. وسایط نقلیه دریایی نفتکش
گروه 23. وسایط متفرقه نقلیه، متعلقات وسایط نقلیه
گروه 24. دستگاههای مربوط به تعمیرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبیل
گروه 25. هواپیمایی.
ج ـ متعلقات ماشین‌آلات و ابزار دقیق:
گروه 26. متعلقات ماشین‌آلات، آلات متحرکه، تسمه‌ها
گروه 27. قطعات یدکی ابزار دقیق و وسایل اندازه‌گیری
گروه 28. ابزار دقیق، وسایل اندازه‌گیری و درجه‌ها.
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن:
منظور از سیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترل‌های لازم روی مراحل مختلف این عملیات، یا می‌توان گفت که ایجاد روشی است، سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می‌سازد. جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی، ممکن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید مؤسسه می‌شود:
1. ایجاد رابطه‌های بهتر و منطقی‌تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
2. تسریع در عملکرد قسمت‌های مختلف به کمک طرح فرم‌های مناسب.
3. ایجاد کنترل‌های بهتر در مؤسسه (کارخانه).
4. کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنواع آنها.
5. طرح‌های فرم‌های مناسب‌تر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار (مثل کارت انبار و ...).
6. طرح فرم‌های بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار (مثل برگ درخواست ازانبار .
متداول‌ترین فرم‌های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می‌باشند:
(1) کارت انبار: این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط انباردار تهیه می‌شود و برای موارد زیر بکار می‌رود:
الف) ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی.
ب) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی.
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات.
د) تشخیص اقلام کم گردش و راکد.
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی.
(2) برگ درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط مصرف کننده پر می‌شود و دارای کاربردهایی به شرح زیر می‌باشد:
الف) ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار.
ب) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده.
ج) مبنای صدور درخواست خرید.
د) مبنای صدور حواله انبار.
(3) حواله انبار (برگ مصرف کالا): این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می‌شود و دارای کاربردهای زیر است:
الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده.
ب) مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار.
ج) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.
د) مبنای قیمتگذاری اقلام صادره.
(4) برگ درخواست خرید: این فرم توسط انبار تکمیل می‌گردد و به منظور خرید اقلام برنامه‌ای یا براساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می‌گردد و دارای کاربردهایی به شرح موارد زیر است:
(5) برگ سفارش خرید: این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده کالای مورد نظر استفاده می‌شود و توسط اداره خرید تهیه و برای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم می‌شود و دارای کاربردهای زیر است:
الف) به عنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است.
ب) اعلام مشخصات دقیق و شرایط مورد قبول به فروشنده.
ج) تأیید صسفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و عودت یک نسخه از فرم.
د) پیگیری اقلام سفارش شده توسط سرپرستی انبار یا انباردار.
ه) مبنای کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها.
(6) رسید انبار: هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم به منزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می‌شود. و دارای کاربردهای زیر می‌باشد:
الف) اعلام و تأیید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام.
ب) اعلام رسید محموله‌های برگشتی از فروش به انبار محصول.
ج) اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت کالاهای امانی).
د) قیمتگذاری اقلام وارده.
ه) ثبت کارت‌های موجودی و حسابداری.
(7) برگ رسید و تحویل مستقیم: در شرایطی که اقلام خریداری شده می‌بایستی مستقیماً به درخواست کننده تحویل گردد این فرم توسط او تنظیم می‌ِشود و دارای کاربردهای زیر می‌باشد:
الف) اعلامیه و تأییدیه رسید اقلام (غیر انبار) خریداری شده و ذکر مشخصات دقیق آنها.
ب) مبنای رسید جنس به تحویل گیرنده نهایی (متقاضی).
ج) مبنای قیمتگذاری اقلام خریداری شده.
(8) کارت حساب انبار: این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می‌شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می‌نماید.
(9) صورت‌حساب خرید: برای مشخص کردن کالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر می‌شود.
بخش‌های درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها:
طراحی سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه مستلزم آگاهی از قوانین، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های مختلف نسبت به تهیه و نگهداری جنس و اطلاع از بخش‌هایی چون خرید، نگهداری بازرسی، انبار و حسابداری می‌باشد که در زیر خلاصه ارتباط آنها را با انبار متذکر می‌شود:
حسابداری: جهت نگهداری حساب‌های مالی شرکت و آمارهای تولیدی دو بخش حسابداری وجود دارد حسابداری مالی و حسابداری صنعتی که حسابداری صنعتی ارتباط بیشتری با انبارها دارد چرا که جهت محاسبه سودآوری محصولات مختلف و متعدد محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و موجود حائز اهمیت است و اطلاعات آن جز با سیستم اطلاعاتی صحیح امکان‌پذیر نیست و سایر وظایف بخش حسابداری و صنعتی عبارتست از:
(1) اطلاعات مربوط به نقل و انتقال مواد در کارخانه از لحظه ورود تا خروج از طریق کارت حساب انبار و کنترل مقداری و قیمتی موجودیها و انتقال اطلاعات مذکور ه دفاتر حسابداری.
(2) قیمتگذاری مواد صادره از انبار به روشهای مختلف بسته به نوع کالا و شرایط موجود و سیاست شرکت مثل روشهای LIFO-FIFO میانگین وزنی در شیوه قیمتگذاری اداری و FIFO-LIFO شناسایی ویژه و میانگین متحرک روش قیمتگذاری دائمی یا روش قیمتگذاری استاندارد و محاسبه مغایرت‌های مربوط به نرخ مواد، مصرف مواد که خود به انحراف در ترکیب و بازده مواد تقسیم می‌شود که در خصوص روشهای قیمتگذاری در فصلی جداگانه بحث خواهیم نمود.
(3) بررسی دوره گردش موجودی و جلوگیری از رکود سرمایه‌ها، بطوریکه 10% کاهش در کالاهای صنعتی انگلیس در سال 1970 می‌توانست 1300 میلیون لیره سرمایه راکد را آزاد نماید (به استناد آمار انگلستان).
(4) تعیین حداقل موجودی که تحت هیچ شرایطی موجودی انبار از آن مقدار کمتر نباید بشود. و حداکثر موجودی که بیشتر شدن موجودی از آن حد غیرلازم و غیراقتصادی است و نقطه سفارش یعنی میزانی که وقتی موجودی انبار به آن مقدار برسد انباردار اقدام به صدور درخواست خرید می‌کند این اطلاعات بر روی کارت انبار و کارت حساب انبار درج می‌گردد و کنترل دائمی از اقلام در انبار وجود دارد که از طریق دریافت یک نسخه از فرم‌های سیستم اطلاعاتی این اطلاعات کنترلی به روز درمی‌آید.
خرید: تهیه و تدارک کالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت، کمیت، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش می‌باشد خریدهای اداره خرید بر سه دسته‌اند:
(1) کالاهایی که به صورت برنامه‌ریزی شده و در آغاز هر سال معین شده است به صورت قرار داد خریداری می‌شود.
(2) کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت‌های مختلف کارخانه توسط مأمور خرید تهیه می‌شود.
(3) کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت‌های مختلف کارخانه بدون دخالت مأمور خرید تهیه می‌شود و برای آنها نمی‌توان در آغاز سال برنامه‌ریزی ارائه نمود.
بازرسی: در بسیاری از واحدهای صنعتی برای کنترل کالاهای وارده یا صادره قسمتی به نام بازرسی وجود دارد که کنترل کمیت کالاهای صادره یا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول کمیت لازم، عدم قبول آنرا در دستور جلسه بازرسی ذکر می‌کند تا فوراً به این امر رسیدگی شود. این اداره در مؤسسات بزرگ در محل درب ورودی کارخانه قرار دارد و در مؤسسات کوچک توسط نگهبانان بازرسی به عمل می‌آید در بعضی موسسات هم نگهبانان و هم دفتر یا اداره بازرسی با هم در یکجا قرار دارند. قسمت بازرسی به کالاهایی که جواز خروج به تأیید امضاء مجاز رسیده باشد اجازه خروج (ورود) می‌دهد. و با فرمی به نام رسید کالا به بازرسی که دارای دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج کالا در آن ثبت شده و در پایان روز یک نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال می‌شود دستورالعمل‌های اجرایی ورود کالا به شرح زیر می‌باشد:
(1) دریافت کالا و کنترل آن با فرم‌های مربوطه (مثل برگ درخواست خرید که در دست مأمور خرید است).
(2) در صورت لزوم توزین کالا (وزن کردن) به وسیله باسکول و یا شمارش آن.
(3) ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (وارده) و دفتر بازرسی صفحه واردات{ این اطلاعات شامل تاریخ، نام راننده خوردو، شماره خودرو مقدار و نام و مشخصات و واحد کالا و ... می‌باشد.
(4) ارسال کالا به انبار مربوطه همراه یک نفر مأمور.
(5) ثبت شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرس (وارده) زیر فرم‌های مربوطه و ثبت و شماره‌های بازرسی.
(6) ارسال فرم‌های مربوطه به قسمت‌های ذینفع
اهم مراحل سیستم تدارکات مواد و غیره:
اول: قسمت مصرف کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس، فرم درخواست کالا را پر نموده و پس از تأیید آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختیار انباردار می‌گذارد.
دوم: انباردار از طریق مراجعه به کارت انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می‌نماید.
سوم: در صورتی‌که جنس به اندازه کافی موجود باشد طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملکرد در کارت انبار، حسابداری را از جریان مطلع می‌نماید.
چهارم: در مواردی که جنس موجود نباشد و با در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می‌نماید.
پنجم: قسمت تدارکات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورد نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آنرا به حسابداری می‌فرستد.
ششم: حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعتباری، فرم مربوطه را به قسمت تدارکات برگشت می‌دهد.
هفتم: تصمیم‌گیری در مورد خرید با توجه به آئین‌نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تدارکات.
هشتم: در صورتی‌که با خرید جنس موافقت نشود و نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار به اطلاع درخواست کننده می‌رسد.
نهم: عملیات مقدماتی سفارش جنس براساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می‌گردد.
دهم: در مورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه به خرید از جنبه نوع آن (کوچک، متوسط و بزرگ) تصمیم‌گیری لازم به عمل می‌آید.
یازدهم: قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می‌دهد.
دوازدهم: سفارش خرید کالای خریداری شده از طرف فروشنده و یا مأمور خرید به انبار وارد می‌شود.
سیزدهم: انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار وصول جنس را اعلام می‌نماید (قبض انبار).
چهاردهم: در صورتی‌که جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید انباردار طی فرم گزارش کالای غیرقابل قبول نتیجه را هب اطلاع تدارکات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس به عمل آید.
پانزدهم: تدارکات پس از دریافت رسید انبار، مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوطه به حسابداری ارسال می‌دارد.
شانزدهم: انباردار پس از عملکرد در کارت انبار درخواست کننده را از جریان رسد جنس مطلع می‌نماید.
(1)انباردار برگ درخواست خرید را در 4 نسخه تنظیم و آنرا به تأیید رئیس انبارها و در صورت لزوم سرپرست قسمت درخواست کننده، مدیر امور مالی و مدیرعامل می‌رساند.
(2) انباردار دو نسخه فرم را به اداره خرید و نسخه سوم را به کاردکس مرکزی می‌فرستد و نسخه دیگر را پس از ثبت اطلاعات در کارت انبار تا زمان دریافت کالا موقتاً نزد خود بایگانی می‌نماید.
(3) مسئول کاردکس مرکزی پس از ثبت اطلاعات مندرج در فرم روی کارت حساب انبار، آنرا بایگانی می‌نماید.
(4): اداره خرید پس از انجام عملیات خرید نسخه دوم را بایگانی و نسخه دیگر را تا رسیدن کالا در بایگانی موقت نگه می‌دارد.
(5): اداره خرید پس از رس
